60% oszczędności czasu związanego z obsługą procesu kojarzenia potwierdzeń dostawy (CMR) z fakturami

 

Naszym klientem jest firma, która produkuje i sprzedaje meble biurowe na cały świat. Produkty naszego klienta można znaleźć na czterech różnych kontynentach, a ich globalna sieć dystrybucji obejmująca dealerów i sprzedawców detalicznych oferuje produkty, naprawy i serwis w ponad 80 krajach.

Wyzwanie biznesowe

Wraz z coraz szybszym rozwojem firmy, stopniowym rozszerzaniem oferty oraz docieraniem na nowe rynki, zespół Logistyki naszego klienta mierzy się z coraz większą ilością transportów, a co za tym idzie coraz większą ilością dokumentacji CMR i wystawianych faktur.   

Wyzwaniem dla naszego klienta zatem stał się proces kojarzenia potwierdzeń dostawy (CMR) z fakturami. Celem procesu jest spełnienie wymogów fiskalnych unijnych przepisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego podatku VAT. Wymaga to powiązania każdej faktury obejmującej wymogi wewnątrzwspólnotowego podatku VAT z odpowiednim potwierdzeniem dostawy.

Zespół GGS IT Consulting został zaproszony, aby przeanalizować możliwości automatyzacji procesu obsługi dokumentów CMR oraz zaproponowania technologicznego rozwiązania.

Zaczęliśmy od warsztatów 

Aby dobrze zrozumieć proces, jego działanie w organizacji, zależności oraz dane jakie są potrzebne do jego realizacji zorganizowaliśmy warsztaty w siedzibie naszego klienta.

Do udziału w warsztatach zaprosiliśmy kluczowych przedstawicieli działów, których dotyka proces:

  • zespół Logistyki, który zbiera dokumenty CMR i dopasowuje do nich odpowiednie faktury,
  • przedstawicieli Działu Księgowości, którzy oznaczają faktury jako dostarczone.

    Podczas warsztatów dowiedzieliśmy się, że spośród podpisanych dokumentów CMR, które docierają do działu logistyki około 25% zawiera sam dokument CMR, a 75% z nich zarówno CMR jak i dowód dostawy. Nasz klient analizuje około 1200 dokumentów tygodniowo, analiza każdego dokumentu, czyli drukowanie dowodu dostawy oraz kwalifikacja faktury zajmuje 5 min dla każdego dokumentu CMR. Proces ten realizuje dział logistyki i poświęca mu 60h tygodniowo.

    Kolejnym krokiem jest analiza dokumentów przez dział księgowości w celu finalnie otrzymania wykazu faktur, które podlegają zapłacie podatku VAT. Zajmuje to 2 dni pracy w dziale księgowości.

    Reasumując cały proces zajmuje 76h pracy tygodniowo i kosztuje około 120 tysięcy

 

ps

Jakich technologii użyliśmy?

 

Do zautomatyzowania procesu zarekomendowaliśmy wykorzystanie rozwiązania technologicznego Power Apps,  czyli pakietu aplikacji, usług i łączników, który zapewnia szybkie środowisko programistyczne do tworzenia niestandardowych aplikacji na potrzeby każdej firmy. Przy użyciu usługi Power Apps szybko udało nam się stworzyć aplikację biznesową łączącą się z danymi biznesowymi przechowywanymi na platformach danych (Microsoft Dataverse) i lokalnych źródłach danych, takich jak: SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server itp.

 

Zakres projektu zakładał:

  1. Dokumenty przychodzące po wstępnej weryfikacji zostają zeskanowane i wprowadzone do systemu. Zdigitalizowany dokument jest zapisywany na OneDrive lub w Sherepoint. Dane takie jak identyfikator przesyłki, numer wiersza i numer dostawy są zapisywane w Dataverse
  2. Dokumenty w formie zdigitalizowanej są zapisywane w archiwum, dane: identyfikator przesyłki, numer linii i numer dostawy przechowywane w bazie danych.
  3. Automatyczne parowanie dokumentów: dokumenty potwierdzające + faktury. Na podstawie podanych numerów dla każdego numeru dostawy są przypisywane odpowiednie faktury. Cały proces jest w 100% zautomatyzowany.Automatyzacja codziennie pobiera numery dostaw i powiązane z nimi faktury. Po przesłaniu nowych dokumentów potwierdzających zostają one dopasowane do poprzednio pobranych numerów faktur. Zapewniony został dostęp do danych SQL (wyszukiwanie faktur zwrotnych i numerów dostaw).
  4. W wyniku wprowadzonej automatyzacji wyświetlany jest dashboard, który pokazuje faktury zgodne z dokumentem dostawy
  5. Dział logistyki ma dostęp do pulpitu nawigacyjnego: Lista numerów dostaw, która reprezentuje wszystkie oczekiwane dowody dostawy. Otrzymane już potwierdzenia dostawy otrzymają odpowiedni status, link do zdigitalizowanych dokumentów oraz powiązaną listę faktur (dokładne pola wymagają potwierdzenia). Do prezentacji tego Dashboard wykorzystaliśmy platformę PowerApps.
  6. Dział finansów również ma widok pulpitu nawigacyjnego: zestawienie wszystkich faktur, informacja czy oczekiwane są dokumenty dostawy, zestawienie dokumentów dostawy oraz informacja czy wszystkie pozycje z faktur zostały potwierdzone.
  7. Rezultatem jest powstanie zdigitalizowanej i dynamicznej listy faktur, które podlegają opodatkowaniu VAT.

Rezultaty

Rezultaty ze zrealizowanego projektu mają kilka wymiarów i pozytywnie wpływają na kilka obszarów:

  • 100% dokumentacji jest zdigitalizowana, co sprawia, że informacje są przejrzyste i widoczne dla obu zespołów.
  • Czas poświęcony na analizę dokumentów i ich łączenie został skrócony o ….%
  • Automatyzacja pilnuje procesu i założeń biznesowych. Dzięki temu cały zespół wie czego może się spodziewać i w jaki sposób działać, co było trudne przy komunikacji mailowej.
  • Poprawa jakości danych - wdrożenia standaryzacji w procesie i jego automatyzacji sprawia, że dane w systemach stają się lepszej jakości, co przekłada się na bardziej precyzyjne raportowanie i przewidywanie działań.